Вхід в УЧАН Анонімний форум з обміну зображеннями і жартами.



Додати книгу на сайт:

Скачати одним файлом. Книга: Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Свірко С. В.. Розділи 1-8.

3.5. Організація руху носіїв облікової інформації

Як уже зазначалося, процес бухгалтерського обліку має бути організований як у часі, так і у просторі. У процесі бухгалтерського обліку здійснюється обробка облікової інформації та її рух. Зазначені дії відтворюються у формі опрацювання носіїв інформації: їх складання, обробки, руху, зберігання. Поєднання всіх перелічених дій становить одне з основних понять організації бухгалтерського обліку — документообіг. Отже, під документообігом розуміють рух документів в установі від моменту їх складання чи отримання до передачі їх до архіву.

Зауважимо, що крім документів як носії облікової інформації застосовують ще облікові реєстри і звітні форми, рух яких, у свою чергу, також потребує упорядкування. Отже, розглядаючи питання в повному обсязі, варто говорити про рух носіїв облікової інформації. Організація руху носіїв облікової інформації полягає у створенні оптимальної системи каналів передавання інформації та зв’язків між виконавцями облікових функцій, а отже, засобом упорядкування руху та своєчасного одержання записів у носіях облікової інформації виступає графік руху носіїв облікової інформації. На практиці форми графіків розрізняють за розглянутими далі класифікаційними ознаками.

1. За формою подання інформації:

· схема;

· опис робіт.

2. За обсягом поданої інформації:

· індивідуальні;

· зведені.

Більшість графіків мають табличну форму.

Схематичні графіки можна, у свою чергу, поділити на такі види:

· прості схеми, або блок-схеми (рис. 3.5). Ці графіки мають вигляд взаємозв’язаних блоків за видами операцій, що здійснюються від етапу складання до передачі документа до архіву;

Рис. 3.5. Схема документообігу прибуткового касового ордера

· оперограми або документограми (табл. 3.3). Такий графік

· відображає рух певного документа за двома ознаками: операціями — діями та місцем здійснення цих операцій;

Таблиця 3.3

ОПЕРОГРАМА РУХУ ПЛАТІЖНОГО ДОРУЧЕННЯ

У РАЗІ КАЗНАЧЕЙСЬКОЇ СИСТЕМИ ВИКОНАННЯ КОШТОРИСУ

· графіки-схеми (табл. 3.4). Зазначений вид графіків передбачає подання інформації за певним пакетом носіїв облікової інформації відповідного напрямку обліку за підрозділами чи особами — працівниками установи, які беруть участь у процесі складання і обробки носіїв облікової інформації.

Таблиця 3.4

ГРАФІК-СХЕМА ДОКУМЕНТООБІГУ

ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК ЗАПАСІВ»

Графіки, подані у вигляді опису робіт, на кожному з етапів руху носія облікової інформації (табл. 3.5) відбивають найсуттєвіші характеристики зазначених етапів, а саме:

· виконавців;

· термін виконання;

· відповідальних за відповідні операції;

· кількість примірників тощо.

Таблиця 3.5

ГРАФІК РУХУ НОСІЇВ З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЇЇ ОПЛАТИ

№ з/п	Назва документа	Хто подавав	Терміни подання	Порядок подання	Кому подати	Строки перевірки документів	Примітки
1	Табель обліку робочого часу	Посадова особа структурного підрозділу, на яку покладено ведення табельного обліку	1 числа місяця	Особисто	Сектору обліку праці та її оплати	Під час приймання
2	Наряд на відрядну роботу	Керівник служби, працівник, бригадир бригади	Щоденно за попередній день	Те саме	Те саме	Те саме
3	Рапорт виробітку	Те саме	1, 11, 21 числа кожного місяця	—“—	—“—	—“—
4	Маршрутний листок	Керівник транспортної служби	Щоденно за попередній день	—“—	—“—	—“—

Таблиця 3.6

ГРАФІК РУХУ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ»

	Вид робіт	Назва документа
		Акт приймання-передачі основних засобів (ф. 03-1)	Накладна-вимога (ф. 434)	Акт про списання основних засобів (ф. 03-3)
Створення та передача	Кількість примірників	2	2	2
	Особи, що здійснили складання	Член комісії з прийняття необоротних активів	Бухгалтер матеріального сектора	Член комісії зі списання матеріальних цінностей установи
	Відповідальний за оформлення	Керівник установи (підпис)	Керівник установи (підпис)	Керівник установи (підпис)
	Відповідальний за виконання	Комісія з прийняття необоротних активів	Бухгалтер матеріального сектора	Комісія зі списання необоротних активів
	Термін виконання	У день надходження необоротних активів	У день рішення про видачу об’єкта необоротних активів	У день проведення робіт з визначення непридатності об’єкта
	Кому передається	В бухгалтерію установи; установі-постачальнику	Матеріально відповідальній особі структурного підрозділу	У матеріальний сектор бухгалтерії; матеріально відповідальній особі
Перевірка та обробка	Відповідальний за перевірку і обробку	Бухгалтер матеріального сектора	Матеріально відповідальна особа зі складу	Бухгалтер матеріального сектора
	Час прийняття документів	Щодня до 1600	Щодня з 1000 до 1200	Щодня до 1600
	Зміст операцій	Контроль за якісними і кількісними характеристиками; запис в облікові реєстри	Контроль за правильністю і достовірністю записів в реєстрах інвентарного обліку	Контроль за якісними і кількісними характеристиками; запис в облікові реєстри
	Кому передають після операцій	До архіву установи	В бухгалтерію з реєстром; матеріально відповідальній особі структурного підрозділу	До архіву установи
Зберігання	Відповідальний за зберігання	Архіваріус	Архіваріус	Архіваріус
	Строк надходження документа	5 числа кожного місяця	5 числа кожного місяця	5 числа кожного місяця

Індивідуальні і групові графіки різняться кількістю носіїв інформації, рух яких описується цими графіками. Індивідуальні графіки, до яких відносять документограми і оперограми, відображають рух первинних документів за напрямками:

· процедур та операцій, видів робіт;

· виконавців.

Групові графіки описують просування носіїв облікової інформації за відповідними напрямками обліку (облік запасів; облік необоротних активів тощо) чи складовою напрямку (облік надходження грошових коштів на реєстраційні, поточні, особові рахунки; облік витрачання грошових коштів і т. ін.) (табл. 3.6). Оскільки кожен із носіїв облікової інформації є оригінальним за побудовою, методикою складання та обробки, зведені графіки відображають рух певної сукупності документів за загальними операціями:

· складанням;

· перевіркою;

· обробкою;

· передачею до архіву установи чи організації.

Ці операції деталізуються за статтями:

· кількість примірників;

· відповідальні особи;

· строк виконання тощо.

Зауважимо, що порядок та методика складання графіків не регламентуються, а тому вони визначаються залежно від мети і завдань щодо процесу управління і рухом облікової інформації. Втім існує низка вимог, які є спільними стосовно побудови графіків руху носіїв облікової інформації:

· простота (зрозумілість для працівників, які виконують облікові функції, зокрема складають первинну документацію, поза бухгалтерською службою);

· наочність (інформація, подана у вигляді оптимального поєднання схем і описів, легше сприймається);

· чітка конкретизація (складні операції мають бути поділені на прості (елементарні));

· ідентифікація (чітке визначення виконавців та відповідальних за певні дії осіб);

· часова нормативність (урахування часових термінів, передбачених на виконання операцій зі складання та обробки носіїв інформації);

· аналітичність (необхідна умова для подальшого удосконалення руху носіїв облікової інформації).

Крім зазначених вимог можна виокремити завдання, виконання яких на етапі організації руху носіїв облікової інформації забезпечить істотне підвищення рівня організації облікового процесу в цілому. До них належать такі заходи з оптимізації:

· мінімізація руху носіїв інформації у просторі (визначення найдоцільнішого шляху просування носія за інстанціями, а отже, усунення пунктів формального візування);

· мінімізація руху носіїв інформації у часі (установлення оптимальних норм обробки інформації, створення носія, його передавання та аналізу, тобто визначення мінімального терміну перебування носія інформації в пунктах призначення — структурних підрозділах);

· забезпечення рівномірності надходження первинних документів до бухгалтерії (документопотік за умов мінімізації норм часу з обробки документів має бути ритмічним).

Створення графіків руху носіїв облікової інформації починається з ретельного вивчення облікових номенклатур, нормативних матеріалів у частині оперативного обліку різних об’єктів та наявної практики документообігу установи.

Під керівництвом головного бухгалтера група представників відділів чи секторів бухгалтерської служби (як правило, керівників секторів) здійснює розробку графіків руху носіїв облікової інформації. Графік документообороту як нормативний документ внутрішнього поля регламентів затверджується у складі решти положень розділу «Організація бухгалтерського обліку в установі» Наказу про облікову політику.

Як витяг з наказу один примірник графіка руху носіїв облікової інформації передається на робоче місце працівника, що виконує покладені на нього облікові функції, зокрема зі створення, передавання чи візування документів. Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, своєчасне і якісне створення документів, за достовірність даних, наведених у ньому, та за своєчасне передавання носіїв до бухгалтерської служби покладено на осіб, що створюють документ.

Контролює дотримання встановленого порядку документообороту головний бухгалтер. На підставі періодичних перевірок із фіксуванням результатів у вигляді фактичних норм часу та відхилень від графіка аналізується його виконання. Інструментом поточного суцільного контролю є журнал реєстрації з підписами виконавців, де фіксується час складання документа, його передачі тощо. Щоб забезпечити дотримання графіка руху носіїв інформації, дані аналізу його виконання потрібно враховувати, підбиваючи підсумки роботи окремих структурних підрозділів та оцінюючи роботу облікових працівників.

Важливим моментом раціоналізації руху носіїв інформації є вибір способу їх передавання. У сучасних умовах розглядають три варіанти руху носіїв інформації до пунктів обробки:

· кур’єрський (через працівників установи);

· за допомогою засобів пошти;

· за допомогою засобів організаційної техніки (телефаксом, електронною поштою і т. ін.).

Книга: Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Свірко С. В.. Розділи 1-8.

ЗМІСТ

1.	Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Свірко С. В.. Розділи 1-8.
2.	ВСТУП
3.	РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНОТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ. 1.1. Визначення поняття
4.	1.2. Предмет та об’єкти організації бухгалтерського обліку
5.	1.3. Принципи організації бухгалтерського обліку
6.	1.4. Метод організації бухгалтерського обліку
7.	1.5. Регулювання бухгалтерського обліку бюджетних установ
8.	РОЗДІЛ 2. ПЕРВИННА ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ. 2.1. Формування облікової політики
9.	2.2. Організаційні форми бухгалтерського обліку
10.	2.3. Форми бухгалтерського обліку
11.	2.4. Порядок розробки робочого плану рахунків
12.	2.5. Організація забезпечення технології процесу бухгалтерського обліку
13.	РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЇ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ. 3.1. Організація облікових номенклатур
14.	3.2. Організація носіїв облікової інформації
15.	3.3. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації
16.	3.4. Організація забезпечення носіями облікової інформації
17.	3.5. Організація руху носіїв облікової інформації
18.	3.6. Організація архіву носіїв облікової інформації
19.	РОЗДІЛ 4. ОБЛІКОВИЙ ПІДРОЗДІЛ УСТАНОВИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ЙОГО РОБОТИ. 4.1. Організаційна побудова бухгалтерії як окремої ділянки бюджетних установ
20.	4.2. Принципи, вимоги та елементи організації праці працівників бухгалтерської служби
21.	4.3. Організація роботи головного бухгалтера
22.	4.4. Розробки організаційних регламентів
23.	4.5. Організація ергономічного і соціального забезпечення
24.	РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ. 5.1. Основи організації бухгалтерського обліку необоротних активів
25.	5.2. Організація обліку надходження необоротних активів
26.	5.3. Організація обліку наявності необоротних активів
27.	5.4. Організація обліку зносу та ремонту необоротних активів
28.	5.5. Організація обліку вибуття необоротних активів
29.	РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ. 6.1. Основи організації матеріальних запасів
30.	6.2. Організація обліку придбання та надходження запасів
31.	6.3. Організація складського обліку запасів
32.	6.4. Організація обліку у бухгалтерії наявності запасів
33.	6.5. Організація обліку вибуття запасів
34.	РОЗДІЛ 7 .ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ПРАЦІ, ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ ТА СТИПЕНДІЙ. 7.1. Основні завдання обліку праці, заробітної плати і стипендій
35.	7.2. Організація обліку особового складу працівників
36.	7.3. Організація обліку виробітку працівників
37.	7.4. Організація обліку нарахування та виплати заробітної плати
38.	7.5. Організація обліку стипендій
39.	РОЗДІЛ 8. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ДОХОДІВ, ВИДАТКІВ ТА ВИТРАТ. 8.1. Основи організації обліку доходів, витрат та видатків
40.	8.2. Організація обліку доходів загального фонду
41.	8.3. Організація обліку доходів спеціального фонду
42.	8.4. Організація обліку видатків
43.	8.5. Організація обліку затрат

На попередню



Додати в закладки

  
Переклад Translate