Вхід в УЧАН Анонімний форум з обміну зображеннями і жартами.



Додати книгу на сайт:

Скачати одним файлом. Книга: Організація діловодства в органах державної податкової служби України - Коваленко

Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

1.1. Службові документи та їх класифікація

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.

Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

У системі державної податкової служби України такі вимоги встановлені Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від 1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня 1999 року.

Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Групи документів
1	2
1. За змістом	1. Організаційно-розпорядчі (уп­ рав­лінські до­кументи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи) 2. Фінансово-розрахункові (бух­гал ­ терсь ­ кі, банківські документи) 3. Постачально-збутові
2. За призначенням	1. Організаційні (положення, ста­ тути, інст ­ рук ­­ ції, правила тощо) 2. Розпорядчі (накази, роз ­ по ­ ряд ­­ ­ження, вка ­­ зів ­ ки, рішення) 3. Інформаційно-довідкові (довідки, лис ­ ти, телеграми, доповідні і пояснювальні запис­ки тощо)
3. За формою	1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими орга­нами) 2. Трафаретні (бланки документів з пос­тій­ ­ною інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації) 3. Індивідуальні (готуються кож­ного разу ви ­ ко ­ нав ­ цями по-новому: доповідні і пояс ­ ню ­­ валь ­ ні записки, переважна більшість служ ­ бо ­ вих листів та ін.)
4. За напрямом руху	1. Вхідні 2. Вихідні
5. За місцем скла ­ дан­ ­ ня і викорис ­ тання	1. Внутрішні (складаються і використову­ються безпосередньо в установі) 2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспон ­ ден ­ ція)
6. За походженням	1. Офіційні (стосуються діяльності юри ­ дич ­ ­них осіб) 2. Особисті: 2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, по­ с ­ відчення особи); 2.2. Особисті власного походження
7. За терміном вико­нання	1. Термінові (повинні бути виконані у вста ­ ­новлені строки та з позначкою “Терміново”) 2. Нетермінові (без конкретно зазна ­ че ­ но ­ го в них терміну виконання)
8. За стадіями ство­рення	1. Оригінали (перші примірники докумен­тів, які мають оригінали підписів по ­ са ­ до ­ вих осіб) 2. Копії: 2.1. Відпуск (повна копія документа, оформ ­ ­ лена одночасно з оригіналом під копірку) 2.2. Витяг (копія частини документу, зас ­ від ­­ ­ чена у встановленому порядку) 2.3. Дублікат (повторно виданий до ­ ку ­ мент)
9. За ступенем глас­ності	1. Звичайні 2. Для службового користування (інфор ­ ма ­ ­ ­ція для обмеженого кола осіб, не під ­ ля ­ гає публікації у засобах масової інфор ­ ма ­ ції) 3. Таємні (містять державну таємницю)
10. За терміном збе ­ рі ­ ­гання	1. Документи постійного зберігання 2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років) 3. Документи короткострокового зберіган­ня (до 10 років)

1.2. Вимоги до оформлення службових документів

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження.

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм (схематичне розташування реквізитів див. на стор. 9).

Оформлення бланків документів

Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.

Є два види бланків ОРД:

– для службових листів;

– загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.

В управлінській діяльності ОДПС практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.

Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.

Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове – у лівому верхньому куті.

Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).

Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких зазначається додатковий реквізит “Назва посади”. Розташовується він нижче від реквізиту 7.

Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Вимоги до текстів документів

Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата.

У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:

1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;

2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.

Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.

Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:

1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:

А. Б. В. Г. ...

І ІІ ІІІ IV ...

1) 2) 3) 4) ....

а) б) в) г) ...1

Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.

Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.

Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.

Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)

Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.

На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:

1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.

У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.

Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.

Особливості офіційно-ділового стилю:

– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;

– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

– лаконічність, стислість;

– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

– використання термінів, спеціальних слів.

Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:

– якомога точніше й повніше подати інформацію;

– досягти найбільшого впливу на адресата;

– сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:

1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.

2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед дієсловом-присудком.

3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:

– надати допомогу замість допомогти;

– здійснити ремонт замість відремонтувати;

– справити враження замість вразити та ін.

Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.

4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.

Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за даними та ін.

Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.

5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа.

Наприклад, у заявах використовуються такі мовні конструкції: “за сімейними обставинами”, “прошу надати можливість”, “за власний рахунок”; в актах: “комісія у складі...”, “перевіркою встановлено”; у наказах: “зважаючи на викладене вище”, “контроль за виконанням наказу покласти на ...” та ін.

Уніфіковані формулювання дають можливість заощаджувати на складанні офіційних листів 40–50 % часу, утричі скорочують час, що витрачається на написання та редагування ділових текстів, сприяють підвищенню культури офіційного писемного мовлення1.

З метою скорочення текстів, надання їм офіційного характеру замість підрядних частин складних речень можна вживати дієприслівникові звороти, які називають причину того чи іншого рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не закінчувати речення. Вживаючи дієприслівникові звороти, треба пам’ятати, що дієприслівник повинен стосуватися іменника, який називає особу – діяча, а не предмет – об’єкт дії.

Неправильно: доопрацювавши проект, він був затверджений членами комітету.

Правильно: доопрацювавши законопроект, члени комітету його затвердили.

Вживання великої літери у власних назвах

Індивідуальні імена людей і міфологічних істот

З великої літери пишуться імена, по батькові, прізвища, псевдоніми, прізвиська людей: Михайло Сергійович Грушевський, Володимир Іванович Вернадський, Володимир Мономах, Остап Вишня (Павло Михайлович Губенко).

У складних прізвищах, псевдонімах та іменах, які пишуться через дефіс, кожне слово починається з великої літери: Драй-Хмара, Гулак-Артемовський, Максимович-Амбодик, Миклухо-Маклай, Нечуй-Левицький.

Географічні й топографічні власні назви

1. Усі слова пишуться з великої літери у назвах держав та автономних адміністративно-територіальних одиниць: Князівство Монако, Держава Бахрейн, Республіка Польща, Угорська Республіка, Автономна Республіка Крим.

2. У назвах груп або союзів держав усі слова, крім рядових назв, пишуться з великої літери: Закавказькі держави, Балканські держави.

3. У назвах автономних областей та округів, а також країв, областей, районів з великої літери пишеться лише перше слово: Краснодарський край, Вінницька область, Кам’янець-Подільський район.

4. Неофіційні назви держав, одиниць територіального поділу та образні назви географічних об’єктів пишуться з великої літери: Буковина, Волинь, Причорномор’я, Велика Британія, Славутич (Дніпро), Полісся, Полтавщина.

5. Географічні й топографічні власні назви (назви вулиць, бульварів, провулків, проспектів, майданів, парків, шляхів тощо пишуться з великої літери (крім родових назв у їх складі): Андріївський узвіз, Харківське шосе, майдан Незалежності, Європейська площа.

Коли загальне слово, що входить до географічної назви не виражає родового поняття, то воно пишеться з великої літери: вулиця Сім’ї Сосніних, проспект Академіка Вернадського, вулиця Ярославів Вал, вулиця Кузнецький Міст.

Назви установ, організацій, підприємств, навчальних закладів, партій, спілок, колективів

1. З великої літери пишуться:

а) всі слова у назвах найвищих державних органів: Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України, Конституційний Суд України.

Традиційні, неофіційні назви закордонних органів, які періодично скликаються, пишуться з малої літери: конгрес, меджліс, джирга, сейм, сенат, стортинг;

б) усі слова, крім родових назв, у назвах міжнародних організацій: Європейське Економічне Товариство, Всесвітня Рада Миру, Міжнародний комітет Червоного Хреста, Організація Об’єднаних Націй.

2. Тільки перше слово і власні імена, що входять до складу назви, пишуться з великої літери:

а) у назвах державних установ і організацій, міністерств і їх головних управлінь, фондів: Державна податкова адміністрація України, Національний банк України, Збройні сили України, Міністерство фінансів, Державне казначейство, Головне управління по роботі з платниками податків;

б) у назвах партій, міжнародних і закордонних професійних, громадських та інших організацій і спілок: Народно-демократична партія України, Народний рух України, Всесвітній конгрес прихильників миру, Міжнародна асоціація юристів, Спілка юристів України;

в) в офіційних назвах установ місцевого значення: Виконавчий комітет Київської обласної ради народних депутатів, Волинська облспоживспілка;

г) у назвах навчальних закладів, науково-дослідних установ, театрів, музеїв, парків культури та відпочинку тощо: Національний університет імені Т.Г. Шевченка, Академія державної податкової служби України, Інститут економіки АН України, Київський театр оперети, Чернівецький краєзнавчий музей, Львівський парк культури та відпочинку, Ірпінська середня школа № 2;

ґ) у назвах підприємств, установ, організацій: Національна бібліотека України ім. В.І. Вернадського.

За цим правилом також пишуться назви пам’яток архітектури, замків, храмів: Києво-Печерська лавра, Андріївська церква.

Умовні назви будинків відпочинку, санаторіїв, дитячих таборів, готелів, ресторанів та ін. пишуться в лапках і з великої літери: дитячий садок "Сонечко", готель "Приморський", ресторан "Крим", дитячий табір "Ентузіаст".

За цим правилом пишуться назви літаків, автомобілів, тракторів, умовні назви виробів, продуктів: автомобіль "Таврія", автобус "Турист", печиво "Надія", цигарки "Козак" тощо.

Назви посад, звань, титулів

1. З великої літери пишуться назви найвищих державних посад України та міжнародних посад: Генеральний Секретар ООН, Президент України, Голова Верховної Ради України, Генеральний Прокурор України

Назви найвищих державних посад зарубіжних країн пишуться з малої літери, але в офіційних документах згідно з вимогами дипломатичного протоколу (наприклад, під час візитів до України) – з великої.

2. Назви посад, звань, учених ступенів пишуться з малої літери: міністр, декан, ректор; академік, професор, генерал-лейтенант, заслужений діяч мистецтв, народний артист України, лауреат Державної премії України.

3. Назви титулів пишуться також з малої літери: барон, герцог, граф, імператор, князь, король, принц, цар, шах.

Назви історичних епох і подій, свят, важливих документів

1. Назви історичних епох подій, свят пишуться з великої літери: епоха Відродження, Середньовіччя, Велика Вітчизняна війна, День юриста, День Незалежності України, День учителя, Новий рік.

З великої літери пишуться й назви релігійних свят: Благовіщення, Покрова, Різдво.

2. З великої літери пишуться назви міжнародних договорів, найважливіших документів: Конституція України, Акт проголошення незалежності України, Версальський мир, Декларація прав людини.

Назви державних нагород

У назвах орденів, відзнак перше слово (крім родового) пишеться з великої літери: орден Дружби народів, орден Вітчизняної війни, орден Незалежності.

Якщо назва відзнаки береться в лапки, то теж із великої літери пишеться лише перше слово та власне ім’я, що входить до складу цієї назви: орден "Мати-героїня", медаль "За відвагу".

Правопис прикметників, утворених від власних назв

1. Прикметники, утворені від власних особових назв за допомогою суфіксів –ів (-ова, -ове, -еве), їв (-єва, -єве), -ин (-ина, -ине), -їн (-на, -їне), якщо вони означають належність чогось особі, пишуться з великої літери: Василів почерк, Шевченків стиль, Маріїн лист, Тичинине слово, Симоненкові поезії.

2. Присвійно-відносні прикметники, утворені від власних особових назв за допомогою суфіксів -івськ (-ївськ), -инськ (-інськ), пишуться з малої літери: франківські сонети, довженківський край.

Прикметники ж із цими суфіксами, які утворені від іменників-власних назв і мають значення "імені чогось", "пам’яті когось", пишуться з великої букви: Шевченківська премія, Гоголівські читання, Франківська кімната.

Відносні прикметники, утворені за допомогою суфікса -ськ- від власних географічних назв, пишуться з малої літери, якщо вони не є першим словом складної географічної назви: карпатські полонини, волинські озера, українські землі.

Прикметники, утворені за допомогою суфіксів, вказаних у п. 1–2, у складі стійких фразеологічних сполук або наукових термінів пишуться з малої літери: ахіллесова п’ята, гордіїв вузол, езопівська мова, прокрустове ложе, бертолетова сіль, гайморова порожнина.

Основні приписи мовного етикету

Різні ситуації спілкування вимагають певних мовних зворотів, використання яких дає можливість налагодити контакт, взаєморозуміння, створити сприятливу психологічну обстановку, підтримати спілкування в необхідній тональності відповідно до соціального положення учасників спілкування.

1. Завдання встановлення контакту із адресатом, привертання його уваги покладається на звертання.

Звертання традиційно використовується в усному мовленні, в напівофіційних листах, листах-запрошеннях, адресованих конкретним особам. Звертання – обов’язковий елемент у комерційному листуванні. Останнім часом нерідко використовується і в діловій кореспонденції, якщо необхідно звернутися безпосередньо до посадової особи.

Нормативною формою звертання в українській мові є кличний відмінок: Юрію Володимировичу, Петре Івановичу, Зоє Петрівно. Причому, у кличному відмінку ставиться і загальне слово, і власна назва: пані Світлано, пане інспекторе, хоча можливі і такі форми звертання: пане офіцер, пане президент, які вважаються більш офіційними.

При звертанні до адресата враховується його вік, службове положення, сфера діяльності, тип взаємин із співрозмовником тощо.

Найзагальнішими формулами звертання, які можуть використовуватися незалежно від зазначених факторів, є такі:

Шановний пане Володимире!

Вельмишановний пане Олексію!

Шановний добродію Коваленко В.І.!

При звертанні до посадових осіб вищих і центральних органів державної влади й управління, президентів товариств, компаній фірм, інших осіб можливе звертання із зазначенням посади без прізвища:

Шановний пане президент!

Шановний пане мер!

Шановний пане міністр!

Шановний лікарю!

Вельмишановний професоре!

Пане вчителю!

У листах-запрошеннях можливе звертання на ім’я й по батькові:

Шановний Миколо Яновичу!

Шановна Маріє Йосипівно!

Етикет вимагає: якщо документ починається формулою особистого звертання до адресата, то й закінчуватися повинен формулою ввічливості “З повагою … “.

У ділових листах прийняте формулювання від першої особи множини – оскільки автори діють від імені організації, установи, підприємства:

Нагадуємо, що термін виконання нашого замовлення…

Просимо повідомити про можливість виготовлення партії ЕККА…

Пропонуємо нові зразки продукції…

2. Слід пам’ятати, що займенник Ви в усіх відмінкових формах пишеться з великої літери.

3. Готуючи відповідь на лист, зверніть увагу на оформлення вхідного документа: якщо його підписав керівник, то відповідь слід адресувати йому, причому підписану теж керівником, а не його заступником.

4. Не поспішайте категорично висловлювати відмову на звернене до вас прохання, якого ви не можете виконати – поясніть відмову; подумайте, що можете запропонувати натомість; порекомендуйте звернутися в іншу організацію або трохи пізніше – до вас.

Пам’ятайте про можливість використання вставних слів, які дозволять трохи пом’якшити негативну відповідь не лише в листах, а й в інших ситуаціях офіційного спілкування (на жаль, на превеликий жаль, незважаючи на наше бажання вам допомогти...; засмучені необхідністю відмовити...; нам дуже шкода, але…; дуже прикро, проте…; щиро жалкуємо, але…) та пасивних конструкцій, які акцентують увагу на дії, а не на виконавцеві: Наказ Вами не виконується замість Ви не виконуєте наказ.

Скорочення у ділових текстах

Офіційний текст сприймається, в першу чергу, як джерело інформації, тому й вимоги до нього ставляться особливі: інформація має добуватися швидко, легко. З метою зменшення обсягу документів на письмі нерідко застосовують скорочений запис слів і словосполучень. Загалом, скорочуватися може будь-яке слово, але в документах дозволяється використання лише типових, загальнозрозумілих скорочень, закріплених державними стандартами. Необхідно пам’ятати, що текст, який рясніє скороченнями, справляє негативне враження, а інколи виникають труднощі і в тлумаченні його змісту. Тому скорочення в документах повинні бути виправданими, а їх кількість обмеженою.

Розрізняються два типи скорочень:

1) абревіатури, або складноскорочені слова;

2) графічні скорочення.

Абревіатури використовуються і в писемному, і в усному спілкуванні. Коли написаний текст озвучується, абревіатури можуть подаватися без розшифрування.

Абревіатури утворюються різними способами: поєднанням початкових частин слів (держстрах – державне страхування, райвійськкомат – районний військовий комісаріат); поєднанням початкових звуків слів (КРУ [кру] – контрольно-ревізійне управління), поєднанням початкових літер слів (ДПА [депеа] – Державна податкова адміністрація).

Існують абревіатури комбінованого типу – коли поєднуються різні частини (наприклад, склади і початкові літери слів: завуч (зав – завідуючий, у – учбовою, ч – частиною).

Абревіатури, які називають одиничні установи, організації, заклади пишуться з великої літери: Нацбанк, Міненерго.

З малої літери пишуться абревіатури, які є родовими назвами: телецентр, фінвідділ, юрфак, держзамовлення.

Складноскорочені слова, утворені з початкових букв власних і загальних назв, пишуться великими літерами: ДПІ, АТС, ТОВ, ЗАТ, НЛО, ВАК.

Загальновживані скорочення назв організацій, установ, явищ легко розшифровуються, зрозумілі тим, хто користується мовою. Якщо виникають труднощі у читанні таких скорочень, то слід звертатися до спеціальних словників.

Інколи через частотність вживання у житті певної складної назви виникає необхідність введення так званої авторської абревіатури, тоді спочатку подається розгорнута назва, в дужках записується запропонована автором абревіатура. Далі в тексті це скорочення може писатися без пояснення.

Наприклад. Одним із видів територіальних комплексів є регіональний інвестиційний комплекс (РІК), в основі якого лежить будівельний цикл, що є виробничою ланкою структури (з наук. статті).

Графічні скорочення, на відміну від абревіатур, придатні лише для писемного спілкування. При усному відтворенні вони обов’язково розгортаються у повне слово або словосполучення.

На практиці встановилося декілька способів графічних скорочень:

1) крапковий (після частини слова ставиться крапка: с. – сторінка, ст. – стаття);

2) дефісний (подаються початок і кінець слова, на місце пропущеної частини ставиться дефіс: хар-ний – характерний, фак-т – факультет);

3) скіснолінійний (як правило, скорочуються словосполучення: с/г – сільське господарство, а/с – абонентська скринька, п/в – поштове відділення; після цих скорочень крапки не ставляться).

У графічних скороченнях зберігається написання великих і малих літер, дефісів – як у повних назвах: Півн.-Зах. – Північно-Західний.

Нагадаємо загальні правила графічних скорочень:

1. Слова скорочуються до рівня зрозумілості.

2. Не прийнято скорочувати слова на голосну, якщо вона не початкова у слові, і на м’який знак.

3. При подвоєнні однакових приголосних крапка ставиться після першої приголосної літери: денний виробіток – ден. виробіток, машинне відділення – машин. відділен. При збігові двох (і більше) різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного, залежно від структури слова.

4. Скорочення слова в межах одного тексту повинно бути однаковим: не можна “інститут” скоротити “інст.” і “ін-т”.

5. Назви топографічних понять скорочуються тільки поряд із словом, до якого належать (перед або після нього: с. Остропіль Старокостянтинівського р-ну Хмельницької обл.).

6. Назви вчених ступенів, звань, посад і професій скорочуються безпосередньо перед прізвищем особи: акад. Вернадський, проф. Харченко, доц. Семеняк.

7. Стандартні скорочення одиниць вимірювання (кг, см, мм, т, ц тощо) подаються без крапок. Вони скорочуються в тексті тільки поряд із цифровими позначеннями (220 кВт, 260 т) і в таблицях. Ці скорочення повинні відповідати державним стандартам.

В інформаційних документах після скорочення слів година, хвилина, секунда крапка ставиться (год., хв., сек.). Наприклад: Засідання розпочнеться о 10 год. 20 хв.

Зверніть увагу!

Не скорочуються псевдоніми: не можна писати Л. Українка (треба Леся Українка).

Для скорочення імен і по батькові використовуються ініціали – початкові літери цих слів. Такі скорочення відомі ще з XVIII століття. Скорочення типу Ів. (Іван, Іванович), Вас. (Василь, Васильович) неправильні.

Ініціали прийнято писати перед прізвищем: Ю.С. Левківський, Л.І. Гончарук. Якщо ж перед прізвищем вказується посада, професія, вчений ступінь або звання, то ініціали подаються після прізвища: канд. юрид. наук, доц. Твердохліб Ю.Д., інспектор Семенюк В.О.

До серйозної вади текстів документів слід віднести невідповідність формулювань літературним нормам української мови, засміченість русизмами.

Вкажемо на найпоширеніші відхилення від правил.

1. Замість активних дієприкметників та прикметникових форм на –уч(ий), -юч(ий), функціонування яких в українській літературній мові обмежене, потрібно використовувати:

а) описові конструкції з який або що:

рос. мовою: укр. мовою:

проживающий по адресу – що(який) проживає за адресою;

собирающий налоги – що(який) збирає податки;

влияющий на развитие – що (який) впливає на розвиток;

б) віддієслівні іменники на -ач, -ник:

заведующий отделом – завідувач відділу;

командующий армией – командувач армії;

нападающий – нападник;

в) прикметники

следующее решение – таке рішення;

следующий месяц – наступний місяць;

вышестоящая организация – вища організація;

текущий ремонт – поточний ремонт.

2. Надмірне використання прийменника по в документах – поширена помилка сучасного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний.

Щоб не зловживати прийменником по в документах, потрібно пам’ятати про такі російсько-українські паралелі.

По по приказу, по правилам, по схе ­ ­ ­ ме, по роману, по сведениям, по указанию, по адресу (про ­ жи ­ вать), по призванию	За за наказом, за правилами, за схе­ мою, за романом, за свідчен­нями, за вказівкою, за адресою (мешкати), за покликанням
По по случаю, по инициативе, по вопросам торговли, по уважи­тельной причине, исследова­ния по маркетингу, лекции по праву, заместитель по хозчасти	З з нагоди, з ініціативи, з питань торгівлі, з поважної причини, дослідження з маркетингу, лек­ції з права, заступник з госпчас­ тини
По по заказу, по требованию, по просьбе, по адресу (прислать), по предложению	На на замовлення, на вимогу, на прохання, на адресу (надісла­ти), на пропозицію
По инспекция по делам несовер­шеннолетних, прийти по делу, по выходным, по всем направ­лениям	У (в) інспекція у справах неповно­літніх, прийти у справі, у ви­хідні, у всіх напрямках
По меры по улучшению условий, курсы по изучению английс­кого языка	Для (значення мети) заходи для поліпшення умов праці, курси для вивчення ан­глійської мови
По по прибытии, по истечении вре­ мени, по получении	Після (значення часу) після прибуття, після закінчен­ня часу, після отримання
По по улице, по почте, по телефону, по объёму, младший по званию	Без прийменника вулицею, поштою, обсягом, мо­ лодший званням
По дежурный по району, по воз­можности, коллеги по работе, приказ по институту	По черговий по району, по мож­ливості, колеги по роботі, на­каз по інституту

3. Надзвичайно широко використовується прийменник при, у більшості випадків невиправдано.

Доречним є його вживання у словосполученнях із значенням “вказання на наявність чогось поряд, а також вказання на службу десь”: залишити при штабі, проводити стажування при кафедрі фінансів, бібліотека при заводі; “у присутності”: при свідках, при сторонніх.

Значення близькості до чогось може передаватися словосполученнями з прийменниками при або біля, коло: коло (біля, при) станції, коло (край) дороги (при дорозі).

Вказання на обставини, умови, за яких що-небудь відбувається, позначається словосполученнями із різними прийменниками або безприйменниковими конструкціями.

рос. мовою: укр. мовою:

при температуре 60оС – при температурі 60оС;

при всякой погоде – за будь-якої погоди;

при условии невыполнения – за умови невиконання

обязательств зобов’язань

при одном воспоминании о … – від самої згадки про…

при этих словах – сказавши це

при исполнении служебных – під час виконання

обязанностей службових обов’язків

при подписании договора – під час підписання

договору

при принятии решения – приймаючи рішення

при изучении – у процесі вивчення

при жизни – за життя

при феодализме – за часів феодалізму

при капитализме – в умовах капіталізму.

Заголовок до тексту документа

Заголовок складається до тексту документа, який оформляється на бланку чи аркуші паперу формату А4. Він повинен бути коротким, точним, розкривати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою документа та відповідати на запитання “про що?” або “чого?” Наприклад: наказ (про що?) “Про підготовчу роботу до ...”, протокол (чого?) “Засідання колегії”.

Заголовок формулюється складачем документа, його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28 друкованих знаків. Не рекомендується перенесення слів.

Друкується заголовок без абзацу. В кінці заголовка крапка не ставиться.

Адресування документів

Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. При цьому назва установи, службового підрозділу вказується у називному відмінку, наприклад:

Академія державної податкової

служби України

або

Академія державної податкової

служби України

Відділ кадрів

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до назви посади адресата.

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств, установ, тоді адресат зазначається узагальнено.

У документі може зазначитися не більше чотирьох адресатів, при цьому слово “копія” не проставляється.

В разі направлення документа більш як за чотирма адресами, складається список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

Якщо документ надсилається разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту “Адресат” слід включати і поштову адресу.

В кореспонденції, яка надсилається урядовим організаціям та постійним адресатам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

08200, Київська обл.,

м. Ірпінь,

вул. Гагаріна, 9, кв. 6

Прізвище, ініціали

Датування та індексація документів

Дата – один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.

Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.

Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 – номер відділу у складі управління, 31 – номер справи зазначеного відділу.

Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.

Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.

Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 – номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 – номер справи за номенклатурою.

Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального стимулювання тощо).

Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням.

Погодження та засвідчення документів

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами ОДПС, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

Є дві форми погодження документів:

1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).

2. Зовнішнє (з іншими організаціями).

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади.

Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається в установі.

Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження.

Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис – обов’язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст.

В ОДПС документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника ОДПС та положеннями про структурні підрозділи.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади.

Документи, підготовлені ОДПС разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви посади і розшифруванням підпису.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. При першому способі гриф затвердження складається із таких елементів: слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник начальника

Державної податкової

інспекції у районі

(підпис) (ініціали, прізвище)

(Дата)

У другому випадку до складу грифу затвердження включається слово “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назва розпорядчого документа, його дата і номер. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної податкової

інспекції у районі

25.02.2001 № 31

Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа.

На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб, фіксації фактів витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис має бути завірений печаткою.

Печатки є гербові і прості.

Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він накрив частину найменування посади особи, що підписала документ, або у спеціально визначеному місці.

Перелік документів, на які необхідно ставити гербову печатку, повинен визначатися керівником ОДПС на підставі діючих нормативно-правових актів.

Позначки на документах

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) проставляється на документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Він проставляється у верхньому правому куті документа і може формулюватися: “ТАЄМНО”, “ЦІЛКОМ ТАЄМНО”, “ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ” і інше.

Резолюція (реквізит 18) – це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа. Елементи резолюції: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

Рекомендується оформляти резолюцію безпосередньо на документі (якщо він не підлягає поверненню) нижче від реквізиту “Адресат” або на іншому вільному місці першого аркуша документа, крім лівого поля.

Якщо виконавців декілька, перший вважається основним.

Позначка про контроль (20) – проставляється на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка і позначається в системі ОДПС буквою “К” або буквами “ОК”. Позначка “ОК” (обов’язковий контроль) означає перший рівень контролю, а “К” (контроль термінів виконання) – другий рівень контролю (організація контролю виконання документів розглядається в розділі “Технологія роботи з документами”).

Позначка про наявність додатка (22)

Додатки до документів бувають трьох видів:

1. Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами.

2. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

3. Додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні реквізити. На верхньому правому полі першого аркуша вказують слово “Додаток” і зазначають, до якого конкретного документа він належить. Наприклад:

Додаток

до листа ДПА України

від 10.02.2001 № 14/21-15

Додаток повинен мати свою назву (заголовок до тексту), текст, підпис особи, відповідальної за його складання, і дату.

Про наявність додатків зазначається у тексті документа (характерно для розпорядчих документів) або після тексту перед підписом. Якщо додатків декілька, їх нумерують без значка “№”.

Відомості про наявність додатків до листів, звітів, протоколів оформляються з дотриманням таких правил:

· Якщо документ має додатки, назва яких згадується в тексті, то позначка про наявність додатків оформляється таким чином:

Додаток на 3 аркушах в 1 примірнику.

· Якщо документ має додатки, які конкретно не називаються в тексті, то їх необхідно перерахувати із зазначенням обсягу і кількості, наприклад:

Додаток:

1. Довідка про ... на 5 аркушах у 2 примірниках.

2. Розрахунок вартості ... на 1 аркуші в 1 примірнику.

· Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, позначка про це оформляється так:

Додаток: лист ДПІ у місті Ірпені від 15.02.2001 № 31/07-12 і додаток до нього; всього на 4 аркушах в 1 примірнику.

Позначка про засвідчення копії (27)

Копія документа (витяг з документа) виготовляється з дозволу керівництва ОДПС і лише з власних документів (архіви можуть оформляти копії й інших документів, які в них зберігаються).

Після відтворення тексту документа, включаючи елементи бланка та інформації про підпис, оформляється позначка про засвідчення копії. Вона включає слово “Згідно”, назву посади, підпис особи, яка засвідчує копію, розшифровки підпису і дати.

Якщо копія документа пересилається іншій установі, то при її засвідченні проставляється також відбиток печатки.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпуск), текст бланка не відтворюється; вони повинні мати візи посадових осіб та виконавців.

Прізвище виконавця та номер його телефону (28)

Цей реквізит включає в себе прізвище безпосереднього виконавця та номер його службового телефону і зазначається на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. У разі потреби під прізвищем виконавця можуть зазначатися індекс друкарки (перші літери імені та прізвища друкарки), кількість надрукованих примірників і дата друкування.

Реквізит оформляється в лівому нижньому куті, наприклад:

Петренко 2213240

або

Петренко 2213240

ОП4 12.02.2001

Позначка про виконання документа і направлення його до справи (29) передбачає зазначення на нижньому полі першої сторінки документа таких даних:

· слова “До справи № ...” (де буде зберігатися документ);

· короткі відомості про виконання документа;

· посада, підпис виконавця, його ініціали, прізвище і дата.

Позначка про перенесення даних до машинного носія (30) оформляється на нижньому правому полі першого аркуша документа і свідчить про дату перенесення даних, номер масиву, про що стверджується підписом особи, відповідальної за перенесення даних, та розшифруванням підпису.

Позначка про надходження документа (31) розташовується у нижньому правому куті першого аркуша документа. Реквізит включає скорочену назву установи – одержувача документа, вхідний індекс і дату надходження документа. У більшості випадків для цього використовується реєстраційний штамп (19*41 мм).

1.3. Організаційні документи

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.

До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

Положення

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є типові та індивідуальні.

Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.

Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника.

Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції.

3. Керівництво.

4. Права керівника структурного підрозділу.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу.

6. Взаємовідносини.

У розділі “Загальні положення” визначається правовий статус і структура підрозділу, його підпорядкованість, вказуються також правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

Розділ “Завдання і функції” визначає основний напрям роботи та конкретний перелік функцій, які повинні виконувати фахівці підрозділу. Від чіткості формулювання завдань та функцій структурного підрозділу залежить повнота і об’єктивність оцінок діяльності його працівників.

У розділі “Керівництво” зазначається назва посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, які ставляться до претендента на цю посаду, порядок заміщення керівника підрозділу на час його відсутності.

Розділ “Права керівника структурного підрозділу” визначає права керівника для забезпечення покладених на підрозділ завдань і функцій. Обов’язково слід зазначити, з яких питань він може приймати рішення, які документи уповноважений візувати, підписувати, затверджувати.

У розділі “Відповідальність керівника структурного підрозділу” слід зазначити, що керівник структурного підрозділу несе повну відповідальність за роботу підрозділу в цілому.

Розділ “Взаємовідносини” конкретизує взаємовідносини колективу підрозділу з іншими структурними підрозділами установи, організації.

Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників структурного підрозділу під розписку.

Статути

Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню.

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності – загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств – установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту:

– назва підприємства, установи, товариства;

– гриф затвердження;

– позначка про реєстрацію;

– назва виду документа;

– місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші – титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа);

– текст;

– підпис;

– позначки про погодження.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

Так, статут Академії державної податкової служби України має такі розділи тексту:

– загальна частина;

– завдання, права та обов’язки;

– структура Академії;

– управління;

– органи студентського (курсантського) самоврядування;

– права та обов’язки ректора;

– права та обов’язки учасників навчально-виховного процесу;

– організація навчального процесу;

– наукова діяльність;

– міжнародні зв’язки та зовнішньоекономічна діяльність;

– планування та фінансування;

– ліквідація і реорганізація;

– порядок запровадження статуту.

Інструкції

Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

– інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

– посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника.

Посадова інструкція працівника структурного підрозділу ОДПС розробляється і вводиться з метою:

– чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

– раціонального розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу;

– наділення працівника необхідними правами;

– підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ.

Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.

Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:

– загальні положення;

– кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;

– обов’язки;

– права;

– відповідальність.

У розділі “Загальні положення” зазначається безпосередня підпорядкованість працівника, його основні завдання, вказуються нормативні документи, якими працівник керується у своїй роботі, перелік безпосередньо підпорядкованих працівнику структурних підрозділів, ділянок і напрямів роботи або посадових осіб, визначається порядок заміни (при необхідності) інших посадових осіб на період їхньої тимчасової відсутності.

При потребі в цьому розділі зазначається, що на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань” конкретизуються вимоги і необхідні знання відповідно до умов діяльності певного структурного підрозділу. Кваліфікаційні вимоги – це рівень спеціальної підготовки або освіти, а у разі необхідності – і практичний стаж роботи.

У розділі “Обов’язки” визначаються необхідні для виконання дії працівника, що зумовлюються специфікою посади. Визначаючи обов’язки працівника, слід врахувати, що вони повинні забезпечити виконання певних функцій структурного підрозділу.

У посадовій інструкції не наводяться обов’язки, які покладені на працівника загальними нормами законодавства про працю.

У розділі “Права” визначаються дії, які може здійснювати працівник з метою забезпечення виконання покладених на нього обов’язків. У посадовій інструкції не наводяться права, що надані працівнику загальними нормами законодавства про працю.

Працівник, що має підлеглих, повинен мати права щодо них: давати доручення, вимагати пояснення при невиконанні або неналежному виконанні ними своїх обов’язків, вносити пропозиції про їх заохочення тощо.

У розділі “Відповідальність” зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов’язків тощо.

Посадова інструкція затверджується керівником ОДПС або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані.

Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Посадові інструкції повинні бути замінені і знову затвердженні у таких випадках:

– при зміні назви ОДПС або структурного підрозділу;

– при зміні назви посади;

– при зміні працівника на зазначеній посаді, якщо інструкція була іменною.

Штатний розпис

Посадовий і чисельний склад ОДПС із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; позначки про погодження.

У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані:

– найменування структурних підрозділів і посад;

– кількість штатних одиниць;

– посадові оклади;

– надбавки (за ранг, за звання, інші);

– місячний фонд заробітної плати;

– річний фонд заробітної плати.

Штатний розпис підписується, як правило, керівником і головним бухгалтером, затверджується ОДПС вищого рівня.

Підписи засвідчуються гербовою печаткою.

1.4. Розпорядчі документи

Розпорядча діяльність в органах державної податкової служби документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.

Рішення колегії

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державної податкової служби України. Його текст складається із двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу управління, на виконання якого видається рішення.

У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами: “колегія ВИРІШИЛА:” дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими документами.

Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя наказами керівників ОДПС або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засідання колегії.

Накази

Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.

Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку.

Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу.

У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ.

Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

Розпорядження

З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної податкової служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження.

Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ” та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції.

1.5. Інформаційно-довідкові документи

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акти

Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.

Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану ...” і т. д.).

Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.

У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

Датою акта є дата актованої події.

Службові листи

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).

За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:

1. Інформаційні листи – це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.

Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.

Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників – покупців готової продукції чи послуг.

Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо).

У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.

Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування – це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов’язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи – це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов’язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.

Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.

Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді – це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов’язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.

Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату вхідного документа”.

Особливості оформлення листів іноземним партнерам

Листи діловим партнерам із зарубіжних країн повинні складатися з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи. Від якості підготовленого листа, його оформлення нерідко залежить результат спілкування адресата з автором, особливо на початковій стадії, коли стосунки лише зав’язуються.

Готуючи листа іноземному партнеру, необхідно написати так, щоб привернути його увагу до певної ситуації чи проблеми, дати змогу легко зрозуміти суть послання, спонукати його діяти у бажаному для автора напрямі.

Для цього після визначення мети листа доцільно скласти його план (вступ, основний зміст, заключна частина), обрати необхідний стиль і тон листа.

Стиль міжнародного листа швидко змінюється, спрощується, стає менш офіційним. Наводимо рекомендації до підготовки листів іноземним партнерам1:

– кожне положення пишіть з нового рядка;

– пишіть про те, чого ви хочете, найбільш просто, зрозуміло;

– не пишіть агресивно;

– знайте міру, висловлюючи компліменти;

– пам’ятайте, що справжні почуття створюють більший ефект, ніж фальшиві;

– не допускайте командно-бюрократичних фраз, які стали нормою вітчизняного діловодства. Виключіть фрази типу “Ми пропонуємо всім взяти участь ...”, “Про виконання повідомте ...”, “Направляється для керівництва” тощо. Етично відстоюйте свої інтереси;

– не перебільшуйте значущості свого становища; пам’ятайте, що для іноземного партнера вітчизняні звання не мають навіть другорядного значення. Здобути авторитет можна тільки справжніми знаннями та досвідом роботи;

– прискіпливо перевіряйте текст з погляду повноти відображення інформації та ясності викладу. Згадуйте вираз французького теоретика класицизму Ніколя Буало: “Хто ясно мислить, той ясно викладає”.

Складаючи діловий лист до іноземного партнера, використовують такі елементи (реквізити), як заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримує листа, вступне звертання, основний текст, заключна форма ввічливості, підпис, позначка про наявність додатків.

Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій, згідно з вимогами законодавства країни адресата.

Особливості оформлення окремих реквізитів листів до іноземних партнерів:

дата (відправлення) – проставляється у правому верхньому куті під заголовком (дані про автора листа) так, щоб остання цифра закінчувала рядок правого поля листа;

адресат – складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Розташовується нижче від рядка з датою;

вступне звертання – це формула ввічливості. Пишеться з лівого боку листа під адресою;

основний текст листа – складається з інформації для адресата, і є головним реквізитом документа.

При оформленні тексту необхідно враховувати такі моменти:

– текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських – починають з червоного рядка (як у вітчизняних);

– короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;

– для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші, або бланки, зазначаючи на них номер сторінки;

– не можна допускати в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний непрофесійною мовою лист створює враження про низький професіоналізм виконавця (установи, фірми);

– підпис – справа на аркуші, нижче від заключної форми ввічливості і включає в себе повне ім’я автора листа із зазначенням його посади.

Службові телеграми

Телеграма – це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові.

Характерна риса телеграм – особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається.

Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками.

Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

Телефонограми

Телефонограма – це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.

Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.

Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи – передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.

Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації – одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.

На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Довідки

Довідка – це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі ОДПС, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації – автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник ОДПС і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Доповідні записки

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.

Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ОДПС або його заступника.

Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації – автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Пояснювальні записки

Пояснювальна записка – це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.

За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.

Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

Доповіді і звіти

Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції.

Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін.

У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.

У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді.

Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.

У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.

Підготовка доповіді – кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним).

До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці ОДПС, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні. Це, як правило, заступники керівника ОДПС, керівники структурних підрозділів.

Звіт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.

Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту).

Звіти можуть бути зовнішніми (для ОДПС вищого рівня) і внутрішніми.

Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис; дата.

Протоколи зборів, засідань, нарад

Протокол – один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.

Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання.

Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування.

Якість протоколу великою мірою залежить від кваліфікації, уміння особи, яка складає протокол, розібратися у суті обговорюваних питань.

За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими й повними. У стислих протоколах зазначають лише питання порядку денного, прізвища доповідачів і тих, хто виступив, та прийняті рішення.

Протоколи оформляються на загальних бланках і мають такі реквізити: назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.

У вступній частині зазначають кількість присутніх (10–12 чоловік – персонально, якщо більше присутніх – зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді (якщо були).

Підрозділ “ВИСТУПИЛИ” оформляється аналогічно.

У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення з обговореного пункту порядку денного.

1.6. Планові документи

Важливим засобом ефективного управління в системі державної податкової служби України є планування роботи. План – це документ, яким встановлюється конкретний перелік заходів, термінів їх виконання, відповідальних осіб за організацію виконання.

Основою для планування роботи є чинне законодавство, рішення вищих органів з питань податкової політики, реалізація функціональних завдань, покладених на ОДПС у цілому та на їх структурні підрозділи.

Плани можуть бути перспективними (на кілька років), річними, квартальними, місячними, а також щодо підготовки та проведення конкретних тематичних заходів (контролю роботи, проведенню семінарів, нарад, конференцій і т.п.).

Обов’язковому плануванню підлягає робота колегій ОДПС, їх структурних підрозділів, спеціалістів. При цьому всі види планів повинні становити єдину систему планування діяльності ОДПС, бути взаємопов’язаними, що дозволить комплексно реалізувати поставлені перед податковими органами завдання.

Схема побудови плану залежить від змісту заходів та організації їх виконання. У практиці здебільшого використовується таблична форма.

Реквізити планів: гриф затвердження; назва виду документа (План) із зазначенням виду плану чи заходу, періоду планування; текст; підпис.

При табличній побудові тексту в таблиці прийнято виділяти такі основні графи: “найменування заходів”; “термін виконання”; “відповідальні виконавці” (в індивідуальних планах не вказується); “позначка про виконання”.

Плани підписуються посадовими особами, відповідальними за їх складання та організацію виконання – секретарями колегій ОДПС, керівниками структурних підрозділів, спеціалістами (індивідуальні плани).

Затверджуються плани після їх погодження (при необхідності) керівниками ОДПС або структурних підрозділів залежно від виду плану та запланованого заходу. Так, план роботи колегії обов’язково повинен затверджувати керівник ОДПС, плани роботи структурних підрозділів – керівник ОДПС або його заступники згідно з розподілом повноважень, індивідуальні плани роботи спеціалістів затверджують керівники структурних підрозділів.

Книга: Організація діловодства в органах державної податкової служби України - Коваленко

ЗМІСТ

1.	Організація діловодства в органах державної податкової служби України - Коваленко
2.	Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
3.	РОЗДІЛ ІІ ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
4.	РОЗДІЛ ІІІ ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ
5.	РОЗДІЛ ІV ДІЛОВОДСТВО ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
6.	РОЗДІЛ V СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
7.	Список рекомендованої літератури

На попередню



Додати в закладки

  
Переклад Translate